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介護報酬の個別機能訓練加算を解説！システムのメリットや選定のポイントも

介護報酬の個別機能訓練加算を解説！
システムのメリットや選定のポイントも

システム導入をおすすめ！個別機能訓練加算とは？

個別機能訓練加算を行うシステムについて以下の観点から解説をします。

個別機能訓練加算システム導入の手順と注意点
デイサービス向けシステム導入の投資対効果
個別機能訓練加算の算定システム導入のメリット

個別機能訓練加算はシステムを用いて算出することをおすすめします。

改めて確認しておきたい…個別機能訓練加算とは

個別機能訓練加算のシステムについて詳しく解説する前に、少しだけ個別機能訓練加算とは何か、その重要性を改めておさらいしておきましょう。

ご存知の通りこの加算は、利用者様一人ひとりの「これができるようになりたい」という目標に寄り添い、その方の状態に合わせた訓練計画を立てて、心身の機能の維持・向上を目指す取り組みを評価するものです。

質の高いケアの提供が施設の収益向上に直接つながるため、デイサービスにとって、本当に重要な加算の1つとなっています。

しかしその一方で、計画書の作成から日々の記録、3ヶ月ごとの評価、多職種との情報共有など、算定要件が複雑で、現場の大きな負担になっているのもまた事実です。

この「重要だけれども、非常に手間がかかる加算」の算定をいかに乗り越えるか。その鍵こそが、以降のセクションでご紹介する「個別機能訓練加算システム」の活用なのです。

個別機能訓練加算システム導入の手順と注意点

個別機能訓練加算を算定するためには、システム導入が必須ではありません。しかし、システムを導入することで、業務効率化や質の向上が期待できます。システム導入を検討する際は、自施設の現状や課題を明確にすることが重要です。例えば、現状、加算算定にどの程度の時間と労力をかけているのか、どのような課題を感じているのかを分析します。そのうえで、システム導入によってどのような効果が期待できるのかを具体的に検討しましょう。手順は以下の通りです。

現状分析
システム選定
導入準備
運用開始

それぞれ解説します。

現状分析

加算算定に要する時間や人数などを以下のように算出しましょう。

システム選定

自施設に最適なシステムを選びます。選定の際には、以下の点に注意しましょう。

機能性：必要な機能が備わっているか。
操作性：職員にとって使いやすいシステムか。
コスト：導入費用やランニングコストは適切か。
サポート体制：導入後のサポート体制は整っているか。

導入準備

システム導入前に、職員への研修やデータ移行などの準備が必要です。スムーズな導入のためにも、事前準備を行いましょう。

運用開始

システム導入後は、随時定期的な評価や見直しを行い、継続的な改善に努めましょう。

デイサービス向けシステム導入の投資対効果

デイサービスは、利用者の増加とサービスの多様化に伴い、業務負担の増加が課題となっています。紙やExcelによるアナログ管理では、情報伝達の遅延やヒューマンエラーのリスクも懸念されます。そこで、システム導入による業務効率化が重要になります。

これらの業務効率化は、人件費の最適化、サービスの質向上、利用者満足度の向上につながります。結果として、事業所の収益向上に貢献するでしょう。
例えば、システム導入により請求業務にかかる時間を半分にできれば、その分の時間をケアに充てることができます。また、ケア記録をシステム化することで、記録にかかる時間を短縮し、利用者とのコミュニケーションの時間を増やすことも可能です。

個別機能訓練加算の業務が抱える課題

個別機能訓練加算は、利用者様の生活機能向上につながる大切な取り組みですが、算定には多くの事務作業が伴います。具体的には、以下のような課題が現場の負担になっていることが多いです。

＜計画書作成・評価の手間＞

利用者様一人ひとりの状態に合わせた個別機能訓練計画書の作成が必要です。3ヶ月に1度以上の評価と計画の見直しにも、多大な時間と労力がかかります。

＜記録・情報共有の煩雑さ＞

日々の訓練内容や利用者様の変化を正確に記録し、多職種間でスムーズに情報共有するのは大変です。紙での管理だと、書類を探す手間や記入漏れのリスクもあります。

＜算定要件の確認＞

加算の算定要件は細かく、常に最新の情報を確認しながら正しく運用する必要があります。

これらの事務作業に追われてしまうと、本来最も大切にしたい利用者様へのケアやコミュニケーションの時間が削られてしまう…というジレンマを抱えている施設様は少なくありません。

これらの課題を解決するためには、まさに、システム導入が有効です。システムを活用することで事務作業の負担を大幅な削減とスタッフが利用者様と向き合う時間の増加により、質の高いケアの提供が期待できます。

次のセクションでは、個別機能訓練加算の算定システムを導入するメリットについて、さらに具体的に解説します。

個別機能訓練加算の算定システム導入のメリット

個別機能訓練加算の算定システムを導入することで、主に以下のメリットが得られます。

専門知識不要で算定開始
業務負担軽減
質の高いサービス提供
看護職員でも算定可能
安心のサポート体制

それぞれ解説します。

専門知識不要で算定開始

システムを導入することで、専門知識がなくてもスムーズに算定を開始できます。システムが利用者の状態や提供した訓練内容に基づいて、自動で加算要件を満たしているかをチェックしてくれます。

業務負担軽減

システムが事務作業を効率化し、業務漏れを防ぎます。これにより、職員の負担を軽減し、本来の業務に集中できるようになります。また、計画書作成を自動化することで、作成時間を大幅に短縮できます。

質の高いサービス提供

システムが提供するチェックシートや動画訓練を活用することで、質の高い個別機能訓練を提供できます。また、システムが業務期限を管理してくれるため、計画的なサービス提供が可能です。

看護職員でも算定可能

個別機能訓練加算は、看護職員でも算定できます。デイサービスには、人員配置基準を満たすための看護職員1名で取得できる加算があります。計画書の作成・訓練提供などは必要ですが、算定難易度は高くありません。

安心のサポート体制

システム導入後も、専任サポートによる継続的な支援を受けられます。操作方法の指導はもちろん、算定に関する疑問にも対応してもらえます。

これらのメリットにより、個別機能訓練加算をスムーズに算定開始し、継続的に運用していくことが可能になります。結果として、施設の収益向上やサービスの質向上につながるでしょう。

個別機能訓練加算システム選定時のチェックポイントや選び方

個別機能訓練加算システムを選ぶ際には、自施設の状況やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。そのためには、以下のチェックポイントを踏まえる必要があります。

操作性
機能性
費用
サポート体制

それぞれ解説します。

操作性

システムの操作性は、現場スタッフの負担を軽減するうえで重要な要素です。直感的で分かりやすい操作性のシステムを選ぶことで、スムーズに個別機能訓練加算の算定業務を進められます。特に、ITスキルに自信のないスタッフがいる場合は、操作研修やサポート体制が充実しているシステムを選ぶと良いでしょう。

機能性

個別機能訓練加算システムには、計画書作成支援や記録管理、評価支援など様々な機能があります。自施設に必要な機能が搭載されているか、また、既存システムとの連携が可能かどうかも確認しましょう。例えば、LIFEとの連携機能があれば、データ入力の手間を省き、業務効率化につながります。

費用

システムの導入費用や月額利用料、サポート費用などを確認し、予算と照らし合わせて検討しましょう。

費用対効果の高いシステムを選ぶことが大切です。また、初期費用だけでなく、ランニングコストも含めて検討しましょう。

サポート体制

導入後のサポート体制も重要な選定ポイントです。操作方法の問い合わせやトラブル対応など、万が一の場合に備えて、迅速かつ丁寧なサポートを提供してくれるシステムを選びましょう。電話やメール、オンラインでのサポートなど、様々なサポート方法があるため、自施設に合ったサポート体制が整っているかを確認しましょう。

これらのチェックポイントを参考に、自施設に最適な個別機能訓練加算システムを選定しましょう。